Uno storico che non si riscrive.
Ogni passaggio di ogni pratica è registrato, attribuito e protetto. Le operazioni critiche riescono solo se l'audit riesce.
Incluso anche nel Free. Il legal hold è parte del piano Enterprise.
- Per
- Compliance
- IT
Il problema
In audit la domanda è sempre la stessa: chi ha fatto cosa, quando e con quale autorità? Con log applicativi modificabili, campi "ultima modifica" sovrascritti e azioni di automazioni o agenti AI attribuite a un generico "sistema", la risposta è parziale. E un log che si può riscrivere non è una prova. Chi deve rispondere a un auditor, a un cliente o a un'autorità non può accontentarsi di una ricostruzione plausibile: ha bisogno di uno storico che nessuno, nemmeno un amministratore, possa correggere a posteriori, e di un'attribuzione abbastanza precisa da distinguere una persona, una regola, un timeout o un assistente AI.
Timeline
- Persona · ha approvato
- Ingranaggio · regola automatica
- Orologio · timeout
- Chiave · API
- Robot · Laura via assistente AI
Registro attività
- Filtri: attore · azione · oggetto · canale · periodo
- [Esporta CSV]
Come funziona
1Storico write-once
Lo storico delle pratiche è protetto a livello di database: le modifiche e le cancellazioni applicative sono rifiutate. Le uniche eccezioni (retention, erasure, reset delle demo) sono esplicite e tracciate.
2Audit atomico
Le operazioni critiche (conservazione, legal hold, eliminazioni di pratiche e organizzazioni, correzioni dei task, accessi) riescono solo se l'audit viene scritto nella stessa transazione; altrimenti vengono annullate.
3Attribuzione precisa
Ogni riga dice chi ha agito: persona, regola automatica, timeout, evento, chiave API, "persona via assistente AI", "Supporto FlowSharp".
4Registro attività consultabile
Filtri per attore, azione, oggetto, canale (interfaccia, agente MCP, motore, piattaforma) e periodo, con export.
Specifiche
| Storico pratiche | write-once, protetto da trigger di database |
|---|---|
| Audit atomico | rollback se la traccia non si salva |
| Ciclo di vita dei flussi | pubblicazione, fork, import, eliminazione con la revisione del disegno |
| Registro attività | export CSV/JSON fino a 50.000 righe, tracciato |
| Retention | audit da 30 a 3.650 giorni (365 preimpostati); pratiche per flusso |
| Accessi | login, tentativi falliti e verifica in due passaggi registrati |
| Legal hold | blocca retention ed eliminazioni (piano Enterprise) |
Un esempio operativo: una pratica, cinque autori
In una pratica la timeline mostra ogni passaggio con un simbolo che dice chi ha agito: una persona ha approvato, un ingranaggio indica una regola automatica, un orologio un timeout, una chiave una chiamata API e un robot l'azione di Laura tramite un assistente AI. Chi legge non deve indovinare se un passaggio sia stato umano o automatico. Accanto, il registro attività permette di cercare per attore, azione, oggetto, canale e periodo, e di esportare il risultato in CSV o JSON, fino a 50.000 righe e con l'export stesso tracciato. Sotto la superficie, lo storico delle pratiche è protetto a livello di database: modifiche e cancellazioni applicative vengono rifiutate, e le operazioni critiche riescono solo se l'audit viene scritto nella stessa transazione. Lo schema accanto è illustrativo e non una schermata ufficiale. L'audit trail è incluso anche nel Free.
Come rispondere a un auditor con le evidenze
Quando un auditor chiede chi ha fatto cosa, parti dalla timeline della pratica e poi allarga con il registro attività, filtrando per attore, canale o periodo. L'attribuzione distingue persona, regola, timeout, evento, chiave API, persona via assistente AI e Supporto FlowSharp. Per le correzioni ai task conclusi, lo storico conserva i valori prima e dopo. Per la conservazione, l'audit si tiene da 30 a 3.650 giorni, con 365 preimpostati, separatamente dalla retention delle pratiche, e il legal hold, parte del piano Enterprise, blocca retention ed eliminazioni. Le credenziali non compaiono mai nel registro: niente password, codici di verifica o token, e i nomi sono oscurati dove serve. Anche gli accessi, i tentativi falliti e la verifica in due passaggi sono registrati. Il servizio aiuta a supportare richieste di tracciabilità e supervisione, ma la conformità resta un percorso dell'organizzazione.
Funzionalità collegate
- Dettaglio pratica e timeline "chi ha fatto cosa"Ogni riga dello storico dice chi o cosa ha agito, fino alla persona dietro un assistente AI.
- Registro attivitàChi, quando, da quale canale e su cosa, compresi login, tentativi falliti e verifica in due passaggi.
- Legal holdBlocca retention, eliminazione e purge dei documenti di pratiche o versioni di flusso, con motivo obbligatorio.
- Retention configurabiliRetention distinte per pratiche completate, audit, registro chiamate AI e ricevute webhook.
- Attribuzione degli agentiLo storico mostra il client AI e la persona titolare della chiave; il costo va alla chiave.
- Impersonazione trasparente del supportoLe azioni del supporto compaiono come "Supporto FlowSharp", con limiti di durata.
Casi d'uso
Domande frequenti
Un amministratore può modificare lo storico?
Non dall'applicazione: modifiche e cancellazioni sono rifiutate a livello di database, salvo le eccezioni esplicite e tracciate.
Le azioni degli agenti AI sono riconoscibili?
Sì: lo storico indica il client AI e la persona titolare della chiave.
Per quanto tempo si conserva l'audit?
Da 30 a 3.650 giorni, configurabili per organizzazione e distinti dalla retention delle pratiche.
Aiuta per ISO e AI Act?
È pensato per supportare le richieste di tracciabilità e supervisione: la conformità resta un percorso dell'organizzazione.