Richieste acquisto e approvazioni
La Sfida
Le richieste coinvolgono budget, importo, manager, admin, fornitori; le regole variano per soglia e categoria.
Blocchi ricorrenti
- Approvazioni via email con thread infiniti: impossibile sapere chi deve ancora approvare.
- Regole di delega non applicate: manager in ferie blocca richieste urgenti senza un sostituto automatico.
- Nessun dato su quanto tempo e denaro costa il processo di approvazione stesso.
La Soluzione FlowSharp
Regole automatiche per importo (sotto 500€ fast; sopra 5k€ doppia approvazione), task manuali, AI per controllo coerenza, notifica ERP, analytics per costo umano.
Fasi del processo
- 1
Compilazione e invio richiesta
Il richiedente compila un form strutturato con fornitore, importo, categoria merceologica e motivazione. Il Data Gate verifica la completezza prima di inviare all'approvazione.
- 2
Routing automatico per soglia
Le regole FlowSharp smistano automaticamente: sotto 500€ il manager diretto approva; tra 500€ e 5.000€ interviene anche l'amministrazione; sopra 5.000€ è richiesta la doppia approvazione con CFO.
- 3
Verifica coerenza con AI
Un AI task confronta la richiesta con il budget disponibile del centro di costo e gli acquisti recenti nella stessa categoria, segnalando anomalie prima che arrivino all'approvatore.
- 4
Approvazione e notifica ERP
Approvata la richiesta, un evento attiva la notifica al gestionale (SAP, Odoo, Business Central) per la creazione dell'ordine di acquisto. Il processo traccia il numero ODA generato.
- 5
Monitoraggio costo umano e analytics
FlowSharp misura il tempo medio per tipo di approvazione e calcola il costo umano per richiesta. L'analytics identifica le categorie con il maggior overhead approvativo.
Risultati attesi
- Ciclo di approvazione misurabile: baseline dei tempi medi per categoria e soglia.
- Deleghe automatiche: se l'approvatore primario non risponde entro X ore, il task passa al sostituto configurato.
- Costo del processo visibile: ogni approvazione ha un costo umano calcolato, utile per decisioni di automazione.
Nota di settore — Amministrazione
Nelle PMI amministrative, il processo di acquisto è spesso il primo ad essere digitalizzato perché il ROI è immediato e misurabile. FlowSharp permette di partire con un flusso semplice a 2-3 approvazioni e aggiungere complessità (AI, ERP, multi-livello) man mano che il processo matura.
Domande frequenti
- Posso gestire fornitori abituali con un percorso semplificato?
- Sì. Puoi configurare una regola che, per fornitori in whitelist e importi sotto soglia, instrada la richiesta direttamente all'approvazione rapida, saltando i controlli intermedi.
- Come gestisco un manager che non risponde entro la scadenza?
- Ogni task manuale in FlowSharp può avere un timeout con azione configurabile: escalation al superior, reassignment al backup, o notifica automatica al richiedente.
- Posso vedere il costo totale del processo approvativo in un mese?
- Sì. Le analytics FlowSharp aggregano i tempi per fase e li moltiplicano per il costo orario configurato per ruolo. Ottieni il costo reale del processo, non una stima.
Metriche chiave
Tempo medio approvazione
Misurato
Costo umano per task
Visibile