Documenti dentro la pratica, sotto controllo

Il campo Documento si configura per allegati singoli o multipli, tipi consentiti e dimensione da 5 a 100 MB, fino a 200 allegati per campo. L'upload è possibile già dal modulo di avvio, con verifica dei byte, e l'anteprima integrata copre PDF, immagini, audio e video. Le versioni si conservano oppure si sostituiscono. La Libreria dell'organizzazione ha cartelle annidate fino a 8 livelli, versioni sempre conservate e uno slug stabile per richiamare i materiali nei template.

Per l'AI l'estrazione del testo di PDF, DOCX, TXT, Markdown, CSV, JSON e HTML parte solo su richiesta, e il testo ottenuto è correggibile a mano prima dell'uso. Con Data Shield attivo diventa un segnaposto. La condivisione usa link firmati di 1 ora, 24 ore o 7 giorni, con generazione in audit e URL che non finisce nei log.

L'eliminazione ha tre livelli: rimuovi il riferimento, elimina logicamente con 30 giorni di grazia oppure elimina definitivamente con purge verificato. Ripristino e purge sono solo dell'Admin e tracciati. La quota per organizzazione avvisa all'80% e blocca i nuovi upload al 100%, lasciando sempre possibile la consultazione. Lo storage è dedicato, S3-compatibile e senza vincolo di fornitore, con riconciliazione notturna.

In un processo di onboarding, il cliente carica visura, contratto firmato e documento d'identità già dal modulo di avvio. Il documento resta legato alla pratica, ogni versione sostituita è conservata se il campo lo prevede, e chi lavora il task apre l'anteprima senza scaricare nulla. Quando serve mandare un file a un fornitore, si genera un link firmato che scade da solo.

Per le organizzazioni con vincoli di conservazione, i tre livelli di eliminazione e il legal hold, disponibile in Enterprise, evitano sia di tenere troppo sia di cancellare ciò che serve in un contenzioso. L'Admin vede quota, riconciliazione e diagnostica dello storage, quindi i problemi emergono prima di bloccare qualcuno durante un caricamento.

I permessi seguono lo stesso principio del resto della piattaforma: la Libreria assegna lettura e gestione a utenti o ruoli, e quelle regole valgono anche per agenti e MCP. Un documento che un utente non può leggere non compare nei risultati di ricerca, non viene proposto come contesto e non si può richiamare in un template. La riservatezza non dipende dalla buona volontà di chi scrive il prompt.