Onboarding nuovo cliente
La Sfida
L'onboarding richiede raccolta dati, controlli documenti, approvazione interna, setup sistemi e comunicazioni; se manca qualcosa il processo si ferma in silenzio.
Blocchi ricorrenti
- Documenti mancanti scoperti tardi nel processo, quando le integrazioni sono già partite.
- Nessuna visibilità su quanti clienti sono bloccati in attesa e per quanto tempo.
- Setup manuale su più sistemi con errori di trascrizione che richiedono correzioni.
La Soluzione FlowSharp
Flusso a fasi, Data Gate che blocca l'avanzamento se mancano dati, task webhook per creare il cliente nel CRM, AI task per classificare la priorità, eventi per notificare i team.
Fasi del processo
- 1
Raccolta dati e documenti
Un form strutturato raccoglie i dati del nuovo cliente. Il Data Gate verifica che tutti i campi obbligatori siano presenti prima di permettere l'avanzamento.
- 2
Classificazione priorità con AI
Un AI task analizza il profilo cliente (settore, fatturato, complessità) e assegna automaticamente una priorità di onboarding, ottimizzando il carico del team.
- 3
Approvazione interna e KYC
Il responsabile commerciale e il team compliance approvano in parallelo. Se il KYC rileva anomalie, scatta un'escalation automatica con timeout configurabile.
- 4
Setup sistemi e provisioning
Un webhook task invia i dati al CRM, un secondo crea l'utente nella piattaforma. Entrambi i task aspettano la callback di conferma prima di procedere.
- 5
Comunicazione e kick-off cliente
Un evento finale attiva l'email di benvenuto e agenda automaticamente il call di kick-off nel calendario del customer success manager.
Risultati attesi
- Tempo di onboarding ridotto da 3 giorni a meno di 6 ore per i casi standard.
- Zero clienti bloccati silenziosamente: ogni stallo ha un task assegnato, un responsabile e un timeout.
- Provisioning sistemi automatico con webhook: da 7 task manuali a 2 approvazioni umane critiche.
Nota di settore — Servizi B2B
Nei servizi B2B, l'onboarding è spesso il primo momento in cui il cliente misura la qualità operativa del fornitore. Un processo disorganizzato qui può compromettere la retention anche prima che il servizio sia avviato.
Domande frequenti
- Cosa succede se un documento non supera il controllo KYC?
- Il processo entra in uno stato 'Blocco KYC' con un task assegnato al team compliance. Un timeout configurabile fa scattare un'escalation se non viene risolto entro X ore.
- Posso personalizzare il flusso per tipologie di cliente diverse?
- Sì. Puoi definire varianti del flusso in base al segmento cliente (SMB, enterprise, partner) con percorsi e approvazioni diversi per ciascuno.
- Come si integra con il mio CRM esistente?
- Tramite webhook task: FlowSharp invia i dati al tuo CRM e attende la callback di conferma. Funziona con HubSpot, Salesforce, Pipedrive e qualsiasi CRM con API REST.