I documenti diventano cittadini di prima classe dei tuoi processi

Il problema dei documenti scollegati

In quasi ogni processo aziendale c'è un documento che conta più di tutto il resto: il contratto da firmare, la perizia da approvare, l'ordine da evadere. Eppure nella maggior parte degli strumenti di workflow quel documento viene trattato come un dettaglio secondario — un link a una cartella condivisa, incollato in un campo di testo, che prima o poi smette di funzionare.

Chi ha spostato o rinominato una cartella condivisa sa cosa succede: il link nel processo punta al nulla, nessuno sa con certezza quale sia l'ultima versione del file, e capire chi lo ha visto o modificato richiede di uscire dal workflow e affidarsi alla memoria delle persone. Il documento vive altrove, e il processo lo ignora.

Il campo Documento, dentro il processo

Con le release 0.86.x FlowSharp introduce un nuovo tipo di campo nel Data Schema: Documento. Si configura come qualsiasi altro campo — singolo o multiplo, con formati ammessi e dimensione massima per file — e si comporta come una parte naturale del processo, non come un'aggiunta esterna.

L'upload avviene direttamente dal form, con barra di avanzamento e validazione ancora prima che il file venga inviato. Una volta caricato, il documento è consultabile da chiunque abbia accesso all'item: download immediato, e anteprima diretta nel browser per PDF, immagini e file di testo, senza dover scaricare nulla solo per dare un'occhiata.

Ogni documento porta con sé nome, versione e storia. In fase di configurazione si sceglie se una sostituzione conserva le versioni precedenti — politica «versionato» — oppure se le sovrascrive — politica «sostituisci» — a seconda che il processo richieda tracciabilità storica completa o solo l'ultima versione valida.

Eliminare non è mai un gesto immediato

I documenti aziendali hanno spesso valore legale o contrattuale, per questo l'eliminazione è governata con la stessa serietà del resto del processo. Solo un amministratore può eliminare un documento, e anche allora non succede nulla di irreversibile subito: parte un periodo di grazia di 30 giorni, configurabile, durante il quale il ripristino resta possibile. Solo alla scadenza i byte vengono davvero distrutti.

Lo stesso principio di cautela vale per lo spazio di archiviazione: ogni tenant ha una propria quota di storage, con un avviso al raggiungimento dell'80% e un blocco dei soli nuovi caricamenti al 100%. Download ed eliminazioni restano sempre possibili, perché un limite di spazio non deve mai trasformarsi in un blocco dei processi in corso.

Sotto il cofano: dove vivono i byte, chi decide chi vede cosa

I file veri e propri vengono salvati su uno storage a oggetti compatibile con lo standard S3: la scelta del provider spetta a chi installa FlowSharp e non viene mai esposta a chi lavora nei processi. Upload e download passano sempre dal dominio FlowSharp, senza che chi usa il prodotto debba mai sapere dove risiedono fisicamente i dati. Le credenziali di accesso sono cifrate, e nessun indirizzo temporaneo viene mai salvato nei dati, dove potrebbe scadere o essere copiato altrove.

A decidere chi vede cosa resta sempre FlowSharp: permessi, identità e ciclo di vita del documento sono governati dal workflow engine, non dallo storage sottostante. Ogni notte una riconciliazione automatica confronta lo storage con il catalogo interno, per intercettare eventuali disallineamenti prima che diventino un problema visibile.

Testato per resistere, non solo per funzionare

Prima di essere attivato in produzione, l'intero sottosistema documentale è stato sottoposto a una review di sicurezza avversariale indipendente: un tentativo sistematico di romperlo, non solo di verificare che funzionasse nei casi previsti. Ogni criticità emersa è stata chiusa con un test dedicato, comprese le situazioni più insidiose — come due persone che eliminano e ripristinano lo stesso documento quasi nello stesso istante, o conteggi di spazio che rischiano di raddoppiare per un errore di sincronizzazione.

È un livello di attenzione che normalmente resta invisibile a chi usa il prodotto ogni giorno, ma è la differenza tra un archivio documentale che sembra funzionare e uno su cui si può davvero contare quando in gioco c'è un contratto o una perizia.

Dove trovarlo, da subito

In Impostazioni è comparsa una nuova sezione «Documenti», che mostra spazio occupato, quote e provider configurato, mentre in Diagnostica si può controllare la salute dello storage in tempo reale. Il provisioning di un nuovo bucket richiede un clic, senza dover uscire da FlowSharp per configurare nulla altrove.

La funzionalità è disponibile da subito in tutte le installazioni aggiornate alla 0.86.x. Per i dettagli di configurazione — formati ammessi, politiche di versione, gestione delle quote — il capitolo «Documenti» della guida in-app è il punto di partenza consigliato.